怎样写好通知?案例来啦!
日期:2020-12-10 00:00:00  发布人:dzb  浏览量:10

    通知是党政机关使用频率高、适用范围广的公文文种,用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,印发、批转、转发公文。

这里,重点谈谈工作中常见的用于发布要求下级机关和有关单位执行事项的通知,怎样起草更稳妥?

这类通知,一般有三个部分。

开头部分,应写明发文背景、目的、依据、过渡语。也可以只写发文目的、依据、过渡语,或者只写发文目的、过渡语。


如,《××市人民政府办公厅关于通过市公务网传输公文、会议通知和简报等事项的通知》第一部分:


   近年来,根据市公务网网络建设和联网单位覆盖面的实际情况,市政府办公厅先后开展了市政府核心办公系统有关业务子系统试运行工作,取得了较好的效果。为进一步推进电子政务工作,提高工作效率,经市政府领导同意,本市将通过市公务网开展市政府、市政府办公厅与各区县政府、各部门间公文、会议通知及简报的电子化传输工作。现将有关事项通知如下:


   这则《通知》中,“近年来,……取得了较好的效果”为背景,“为进一步推进电子政务工作”是发文目的,“经市政府领导同意……”为依据,“现将有关事项通知如下”为过渡语。
又如,《××市人民政府办公厅关于本市开展第一次自然灾害综合风险普查的通知》第一部分:

   为了全面掌握本市自然灾害风险隐患情况,提升全市抵御自然灾害的综合防范能力,根据《国务院办公厅关于开展第一次全国自然灾害综合风险普查的通知》(国办发〔2020〕12号),经市政府同意,现就本市开展第一次自然灾害综合风险普查通知如下:
这则《通知》就省略了背景,只由发文目的、依据和过渡语组成。

中间部分是主体,应写明通知事项或者要求。


如,《××市人民政府办公厅关于贯彻国务院办公厅通知加强和规范本市新开工项目管理的通知》共提出六点要求:

一、严格规范投资项目新开工条件。

二、建立新开工项目管理联动机制。

三、加强新开工项目统计和信息管理。

四、开展新开工项目公告工作。

五、加强投资项目全过程监督检查。

六、提高服务意识和工作效率。


  第三部分是结尾语,应注意正确使用习惯用语。


  一般有“以上通知,请认真贯彻执行”“以上通知,请按照执行”“以上通知,请认真组织落实”“以上通知,请落实到位”,等等。
  以上三个部分,是写好这类通知需要把握的三个关键。那么,每一部分内容分别需要注意些什么呢?
  开头部分须开宗明义、直奔主题
  既然是通知,读者希望能尽快看到提出的具体要求是什么,布置的具体任务是什么,以便执行、实施。但有的通知背景交代过多,在文中所占比重过大,就容易冲击通知的主旨、淡化发文的目的。
如,有这样一则关于“进一步做好安全生产工作”的《通知》。开头部分交代背景时,用大段文字讲述做好安全生产工作的重要性和上级领导对安全生产工作的讲话指示,接着详细列举本系统安全生产工作取得的成绩、总结的经验,再一一指出存在的问题,然后才讲发文的目的、依据和过渡语。这则《通知》3页篇幅,仅交代背景就占了近2页,显然不妥。
  该《通知》的开头应简单交代背景后就开始写发文目的、依据、过渡语,可以这样改:

  安全生产关系到经济社会发展、企业经济效益和职工切身利益。近几年,本系统认真贯彻上级的要求,落实安全生产措施,总的情况是好的,但也存在一些薄弱环节。为了……,根据……,现就进一步做好安全生产工作通知如下:


  中间部分须突出重点、表述精准
  有的通知,中间部分一味求全、求多,通知事项动辄十几条甚至几十条,结果面面俱到却样样不到。
有的通知,事项或者要求表述不清,容易引发歧义,影响理解和执行。
如,有一则关于“推进养老助餐工程建设”的《通知》提出:“到明年年底,推进养老助餐网点建设,完成新增网点数量的50%。”这句意思是,到明年年底才开始推进养老助餐网点建设,并完成计划新增网点数量的50%。刚开始推进养老助餐网点建设,怎么就一下子完成计划新增网点数量的50%?
这句可以这样改:

  推进养老助餐网点建设,到明年年底,完成计划新增网点数量的50%。
  又如,有一则关于“加强食品卫生管理”的《通知》提出:“家禽、家畜屠宰场必须远离餐饮行业至少800米。”餐饮行业是个笼统概念,是泛指,“远离餐饮行业至少800米”如何丈量?
这句可以这样改:

家禽、家畜屠宰场必须远离饭店、餐馆等餐饮行业场所至少800米。


  此外,通知事项或者要求部分如果分成几条,要注意小标题使用方面的统一。
  如,有一则关于“贯彻落实基本要求”的《通知》提出:“一、明确主要目标。……二、落实具体措施。……三、各单位要切实加强领导,建立健全责任制,加大投入力度,搞好组织保障,确保……”
  前两条要求都有小标题,比较醒目,提纲挈领,而第三条没有小标题,既影响所提要求表述的一致性,又影响对要点的快速把握。
  该《通知》可以这样改:

  一、明确主要目标。……二、落实具体措施。……三、搞好组织保障。……


  结尾语部分须上下对应、收束切题
   有的通知结尾语写成:“以上意见,请认真按照执行。”这里,“以上意见”还是改成“以上通知”为好,与大标题的文种相一致。
   有的通知结尾语写成:“以上通知,请研究执行。有条件就执行,无条件就不执行。”既不准确,又很啰唆。通知需要认真执行,执行过程可以结合本单位实际,但不需要“有条件就执行,无条件就不执行”的赘述,否则就失去了应有的权威性。
   还有的通知结尾语写成:“特此通知。”这种写法,一般用在告知性通知上,而用于发布要求下级机关和有关单位执行事项的通知通常不这样写。

(作者系《上海人民政府志》主编)

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